Digitalisierung des Posteingangs

IMTB@work oder: „Was wir eigentlich den ganzen Tag so machen“

Im Rahmen unserer Serie „IMTB@work“ haben wir zuletzt bereits einen kleinen Einblick in das Erstellen von Wirtschaftlichkeitsbetrachtungen gegeben. Im heutigen zweiten Teil berichten wir über die Digitalisierung des Posteingangs. Viel Spaß beim Lesen!

Digitalisierung des Posteingangs

Die Digitalisierung des Posteingangs – also das Scannen – beschäftigt uns in nahezu jedem E-Akte-Projekt, da die schlussendlich digital vorliegenden Posteingänge einen zentralen Input-Kanal der elektronischen Akte darstellen. Der entscheidende Vorteil des Scannens liegt darin, dass beispielsweise Bürgerinnen und Bürger ihre Dokumente in Papierform beibringen können, die Verwaltung nach erfolgreichem Scan aber elektronisch weiterarbeiten kann. Als Quasi-Standard hat sich im öffentlichen Sektor dabei die Technische Richtlinie zum rechtssicheren, ersetzenden Scannen (kurz: TR RESISCAN) etabliert, nach deren Vorgaben wir ein Scan-Projekt üblicherweise ausrichten. Klingt dröge? Ist es nicht, denn solche Projekte umfassen regelmäßig strategische, IT-bezogene und organisatorische Aspekte, bei denen wir tatkräftig unterstützen dürfen.

So müssen wir häufig in einem ersten Schritt gemeinsam mit der Verwaltung überlegen, wie die neue Aufgabe künftig eigentlich wahrgenommen werden soll. Scannt die Behörde die Dokumente mit eigenem Personal in zentralen oder dezentralen Scanstellen? Schließt sie sich mit weiteren Behörden zu einem Scanverbund zusammen? Oder soll die Aufgabe gänzlich an einem externen Dienstleister vergeben werden? Um die Entscheidungsfindung zu objektivieren, kann mitunter auch eine Wirtschaftlichkeitsuntersuchung in Betracht kommen, mit der wir uns im ersten Teil dieser Serie auseinandergesetzt haben.

Nachdem also die grundsätzliche Strategie festgelegt wurde, steigen wir in die Konzeptionsphase ein. Dabei erarbeiten wir beispielsweise Soll-Prozesse, erheben Posteingangsmengen oder identifizieren die in der Behörde eingehenden Dokumentenarten und überlegen, wie mit diesen Dokumenten künftig umzugehen ist. Ein besonderes Augenmerk liegt zudem auf der Konzeption von Schnittstellen zu den anzusteuernden Zielsystemen, was meistens die elektronische Akte oder ein IT-Fachverfahren der Behörde ist. Der Architekt in uns kann zudem zum Vorschein treten, wenn Unterstützung bei der räumlichen Planung von zentralen Behördenscanstellen gefragt ist. Dann schauen wir gemeinsam mit den Beschäftigten vor Ort, wo die Scanner bestmöglich platziert oder wo Regale für die Zwischenlagerung von Papierdokumenten aufgestellt werden. Die Projektarbeit findet also nicht im stillen Kämmerlein statt, sondern lebt vom persönlichen Austausch zwischen den Beteiligten.

Die in der Konzeptionsphase generierten Informationen verarbeiten wir dann häufig in Ausschreibungsunterlagen zur Beschaffung von Scan-Hardware und Scan-Software. Die zu beschaffenden Geräte sind mitunter wahre Technikwunder und haben oftmals einen Warenwert von mehreren zehntausend Euro – pro Stück! Flexibles Arbeiten ist im Zuge der Ausschreibung immer dann gefragt, wenn Bieterfragen eingehen, die gemeinsam mit der Kundenseite innerhalb von definierten Fristen beantwortet werden müssen.

Sobald das Vergabeverfahren beendet ist und die Scanner mitsamt Software ausgeliefert wurden, unterstützen wir die Behörden zum Beispiel bei der Konfiguration von Scan-Profilen in der Software. Mit welcher Auflösung soll gescannt werden? Soll datensparend schwarz-weiß oder in Farbe gescannt werden? Welche Organisationeinheit soll die Scans empfangen? All dies sind Fragen, welche in einem Scan-Profil beantwortet werden. Natürlich testen wir auch das Zusammenspiel von Hardware und Software, bevor der Produktivbetrieb dann endlich beginnen kann.

Wer jetzt denkt, dass das alles ganz schön aufwändig klingt, der hat vollkommen recht. Deswegen versuchen wir in unseren Projekten auch immer darauf hinzuarbeiten, dass Dokumente von Anfang an elektronisch in der Verwaltung eingehen. Solange dies aber nicht vollständig gewährleistet werden kann, sind wir auch weiterhin in den Post- und Scanstellen dieser Republik anzutreffen.