Personalbedarfsermittlungen im öffentlichen Sektor
IMTB@work oder: „Was wir eigentlich den ganzen Tag so machen“
Im Rahmen unserer Serie „IMTB@work“ haben wir bereits einen kleinen Einblick in das Erstellen von Wirtschaftlichkeitsbetrachtungen und die Digitalisierung des Posteingangs gegeben. Im heutigen dritten Teil berichten wir über die Personalbedarfsermittlungen im öffentlichen Sektor. Viel Spaß beim Lesen!
Personalbedarfsermittlungen im öffentlichen Sektor
Für die Steuerung von Personalressourcen im öffentlichen Sektor ist die Personalbedarfsermittlung (PBE) ein zentrales Instrument. Einerseits dient sie als haushaltsbegründende Unterlage, andererseits stellt sie die Basis für Entscheidungen zur langfristigen und bedarfsorientierten Personalplanung dar.
Wichtige methodische Orientierung für die PBE bietet das Organisationshandbuch des Bundes. In diesem wird zwischen der quantitativen und der qualitativen PBE unterschieden. Erstere liefert einen Überblick über die Anzahl der erforderlichen Vollzeitäquivalente (VZÄ) nach Laufbahngruppen, die für bestimmte Aufgaben oder Prozesse erforderlich sind. Letztere gibt Aufschluss darüber, welche formalen Qualifikationen, Kenntnisse und Fähigkeiten hierfür benötigt werden. Die zentralen Fragen, die eine PBE beantwortet, sind also: Können die Aufgaben und Prozesse der Behörde durch den derzeitigen Personalkörper erfüllt werden? Und wenn nicht, im Rahmen welcher Aufgaben oder Prozesse sind welche weiteren Stellen zu schaffen?
Aufgrund unserer Erfahrung im Bereich Organisationsberatung werden wir von Kunden auf Bundes-, Landes- und auch kommunaler Ebene mit der Durchführung einer PBE beauftragt – häufig in Verbindung mit Prozessoptimierung und Aufgabenkritik. Ein klassischer Projektablauf sieht wie folgt aus:
Grundlage jeder PBE stellt eine umfassende Voruntersuchung dar. Dabei setzen wir in Zusammenarbeit mit dem Kunden Grundpfeiler der Erhebung, wie die Erhebungsbasis, die Erhebungsmethoden und den Betrachtungsbereich.
Anschließend beginnt die Ist-Erhebung: Identifiziert wird der erforderliche Aufwand für die Erledigung von Aufgaben oder Prozessen. Solche Mengengerüste können wir durch Methoden wie analytisches Schätzen oder Selbstaufschreibung entwickeln oder auf Daten stützen, die bereits durch Fachverfahren in der Behörde erhoben werden. Wie genau wir dabei vorgehen, ist abhängig von den behördenspezifischen Gegebenheiten: Liegen bereits valide und reliable Daten vor? Ist eine Voll- oder Teilerhebung gewünscht? Wie stark sollen die Beschäftigten im Rahmen der PBE eingebunden werden?
Der so errechnete Personalbedarf wird dem aktuellen Personalstand gegenübergestellt und Mehr- bzw. Minderbedarfe werden offengelegt. Durch die intensive Beschäftigung mit den Aufgaben und Prozessen unserer Kunden, den frischen Blick von außen und unsere Erfahrungen aus anderen Projektkontexten sind wir imstande, auf fundierter Basis Optimierungspotenziale zu identifizieren und Vorschläge in Bezug auf mögliche Neustrukturierungen von Aufbau- und Ablauforganisation zu machen. Wir überlegen zum Beispiel, ob und inwiefern Digitalisierung zu einem Qualitätszuwachs bei der Aufgabenerledigung führen kann, wie durch Parallelisierung und die Nutzung von Technologien Prozesse optimiert werden können und ob durch organisatorische Änderungen sinnvolleres Verwaltungshandeln möglich ist.
Am Ende des Projekts steht eine umfassende Dokumentation der PBE. Der Kunde erhält von uns die Berechnungstabellen sowie einen ausführlichen Bericht, der das Vorgehen, die PBE-Ergebnisse und je nach Umfang Optimierungspotenziale, Aufgabenkritiken und Zukunftsprognosen beinhaltet. Damit ist unsere Arbeit vorerst abgeschlossen, denn die tatsächliche Umsetzung der Personalressourcensteuerung und Prozessoptimierung liegt grundsätzlich in der Verantwortung der Behörde. Wie wir auch im Rahmen von Prozessmanagement-Projekten tätig werden, ist Thema des nächsten Beitrags.
