Ein Meilenstein für die digitale Transformation

Das Land Rheinland-Pfalz hat in der digitalen Transformation der Verwaltung einen bedeutenden Schritt nach vorne gemacht. Seit Mitte Juni ist es allen Landesbehörden, die die E-Akte nutzen, möglich, behördenübergreifend und medienbruchfrei miteinander zu arbeiten. Die Möglichkeit zur Nutzung dieser mandantenübergreifenden Zusammenarbeit als Ergebnis einer gemeinsamen Projektierung durch Staatskanzlei und Ressorts ist ein Novum in Deutschland und das Land Rheinland-Pfalz somit Vorreiter und Vorbild für Bund und Länder. In diesem Artikel beleuchten wir wichtige Meilensteine in der Durchführung des Projektes und die dafür notwendigen gemeinsamen Anstrengungen von Staatskanzlei und Ressorts.

Hintergrund

Die mandantenübergreifende Zusammenarbeit ist ein wichtiger Schritt, um Medienbrüche in der behördenübergreifenden Verwaltung zu vermeiden und somit die gesamte Effizienz zu steigern. Ein Mehrwert nicht nur für die Angestellten und Beamten, sondern in erster Linie auch ein Gewinn für die Bürgerinnen und Bürger des Bundeslandes. In Rheinland-Pfalz wurde dieses Ziel durch eine enge Kooperation zwischen den verschiedenen Ministerien und Behörden im gesamten Entwicklungs- und Umsetzungsprojekt erreicht.

Technische Umsetzung

Die technische Umsetzung – beraten und gesteuert durch Beraterinnen und Berater der IMTB – erfolgte in enger Zusammenarbeit mit dem Systemhersteller Fabasoft, den Organisations- und IT-Abteilungen der beteiligten Ressorts und der Staatskanzlei sowie dem Servicecenter des Landesbetrieb für Daten und Information. Gemeinsam wurden Anforderungen erhoben, die technische Konzeption ausgearbeitet und um die beste Lösung für das gesamte Land gerungen. Nicht zuletzt ist es auch dem konstruktiven Mitwirken durch den Landesbeauftragten für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Rheinland-Pfalz zu verdanken, dass die umgesetzte Lösung auch den Anforderungen des Datenschutzes und der Informationssicherheit gerecht wird.

Gemeinsame Tests & Organisatorische Handlungsleitlinien

Damit Funktionalität, Sicherheit und eine bedarfsgerechte Umsetzung der Lösung gewährleistet werden konnte, wurden gemeinschaftlich umfangreiche Tests konzipiert und durchgeführt. Vertreterinnen und Vertreter der beteiligten Behörden arbeiteten dabei Hand in Hand mit Beraterinnen und Beratern der IMTB, um potenzielle Schwachstellen zu identifizieren und Möglichkeiten zur Behebung auszuarbeiten. Neben den technischen Funktionstests wurde ein umfangreicher organisatorischer Leitfaden partizipativ erarbeitet, der dem gesamten Land zur Verfügung gestellt werden konnte.

Was nehmen wir mit?

• Nur gemeinsam kommen wir ans Ziel: Die enge Zusammenarbeit zwischen Ministerien und dem nachgeordneten Bereich ist entscheidend und muss in solch einem Projekt im Fokus stehen, indem kooperative Prozesse bereits von Beginn an gedacht und gelebt werden.
• Anforderungen folgen dem Buttom-up-Prinzip: Es ist wenig zielführend, Anforderungen an Systeme ausschließlich von zentraler Stelle für alle auszuarbeiten und umsetzen zu lassen. Der Mehrwert einer Funktion wird nur erreicht, wenn auch gezielt Anwendergruppen in den Prozess der Konzeption und Umsetzung miteinbezogen werden.
• Gemeinsame Funktionstests durchführen: Gemeinsame Durchführung von User-zentrierten Tests führen zu einem besseren Ergebnis und alle operativen und strategischen Personen sind von Beginn an in das Projekt involviert. Schwachstellen können so frühzeitig erkannt und behoben werden.
• Von Fehlern lernen und gemeinsam Erfolge feiern: Der Weg war manchmal holprig, und dennoch konnten gemeinschaftlich die Steine aus dem Weg geräumt werden – das muss gefeiert werden.

 

Ausblick

Die behördenübergreifende Zusammenarbeit in Rheinland-Pfalz ist ein Erfolg für die digitale Verwaltung. Zukünftig werden weitere mandantenübergreifende Prozesse folgen, neue Anforderungen erhoben und neue Standards geschaffen werden, um flächendeckend über das gesamte Land gemeinsam arbeiten zu können.

Wir sind gespannt auf die nächsten Schritte und freuen uns über diesen wegweisenden Erfolg, den wir begleiten durften.