Veränderung erlebbar machen: Ein eAkte-Treff für die Bundestagsverwaltung
Die eAkte wird pilotiert und steht kurz vor dem Rollout. Alle sind gespannt darauf, wie die digitale Verwaltung von Schriftgut in der Praxis funktioniert, aber ein Rest Unsicherheit bleibt dennoch: Was genau kommt da auf mich zu? Wie sieht die Aktenhaltung im neuen elektronischen System aus? Wie lege ich meine Unterlagen richtig ab? Und was kann so eine eAkte noch alles? Wie kann ich mich vorbereiten?
An dieser Stelle steht derzeit unser Kunde, die Verwaltung des Deutschen Bundestages. Das Projektteam eAkte informiert und kommuniziert zwar schon seit längerem im Rahmen der Veränderungsbegleitung intensiv mit den Kolleginnen und Kollegen, aber etwas zu lesen, zu sehen oder zu hören ist das eine, selbst ausprobieren etwas ganz anderes. Es gab während der Projektlaufzeit Kompetenzgruppen zur fachlichen Beteiligung der Beschäftigten, es gibt eine Projekt-Intranetseite, einen Newsletter, einen Imagefilm über die eAkte und regelmäßige Informationsveranstaltungen für unterschiedliche Zielgruppen. Was allerdings bisher fehlte: Eine Möglichkeit, die eAkte auch einmal selbst auszuprobieren.
Dafür gibt es jetzt bei der Verwaltung des Deutschen Bundestages den eAkte-Treff. Dieser wurde in Anwesenheit des Direktors beim Deutschen Bundestag und von Mitgliedern des Lenkungsausschusses des Projekts eAkte eröffnet. Der Projektleiter Herr Serien erläuterte bei dieser Gelegenheit die Bedeutung des eAkte-Treffs als Ort, an dem die Beschäftigten auch vor dem Start in der eigenen Organisationseinheit einen Blick in die eAkte werfen, sie ausprobieren und kennenlernen können und auch während des Rollouts und nach den Schulungen immer eine Anlaufstelle für Fragen und gegenseitigen Austausch haben werden.
Die Anwesenden hatten am Eröffnungsnachmittag auch die Möglichkeit, die eAkte selbst auszuprobieren. Im Arbeitsvorrat der eAkte lagen für die Teilnehmenden einige Aufgaben bereit, die mit Begeisterung erledigt wurden. Im Anschluss konnten sie klicken, testen und die vielfältigen Funktionen der eAkte assistiert vom Projektteam ausprobieren. Auf diese Weise konnten sich alle mit dem neuen System vertraut machen und erste Eindrücke sammeln.
Der eAkte-Treff ist ab sofort für alle Kolleginnen und Kollegen der Bundestagsverwaltung geöffnet. Zum Ausprobieren in entspannter Atmosphäre stehen drei Arbeitsplätze mit jeweils zwei Monitoren zur Verfügung. Auf den Rechnern ist die Testversion der eAkte installiert. Es wird jemand aus dem Fachadministratorenteam vor Ort sein, der die Fragen der Kolleginnen und Kollegen beantwortet und sie beim Ausprobieren begleitet. Das neu erworbene Wissen kann im Anschluss an einer „Gut zu Wissen“-Wand mit anderen Kolleginnen und Kollegen geteilt werden.
Für das Projektteam ist der eAkte-Treff eine Möglichkeit, mit den zukünftigen Nutzerinnen und Nutzern ins Gespräch zu kommen und auch später, wenn schon mit der eAkte gearbeitet wird, zu erfahren, wo noch Schwierigkeiten bestehen. Fragen, die im eAkte-Treff aufkommen sowie gemeinsam entdeckte Tricks und Tipps können auch im Newsletter oder auf den FAQs der Intranetseite aufgegriffen und für alle sichtbar gemacht werden. Eine Win-Win-Situation für alle!
Die IMTB freut sich, die Bundestagsverwaltung auch weiterhin bei der Einführung der eAkte und der Veränderungsbegleitung unterstützen zu dürfen!
- All
Willkommen im eAkte Treff
einleitende Worte von Herrn Serien
ein Blick in die E-Akte
Ausprobieren
dem Flurfunk humorvoll begegnen
