IMTB-BMC GmbH auf der 25. Beschaffungskonferenz 2024: Nachhaltigkeit und Digitalisierung im Fokus

Als IMTB-BMC GmbH hatten wir die Gelegenheit an der diesjährigen Beschaffungskonferenz teilzunehmen, die am 23. und 24. September im Hotel De Rome in Berlin stattfand. Als eine der bedeutendsten Veranstaltungen in der Beschaffungsbranche brachte sie zahlreiche Akteure aus Bund, Ländern und Kommunen und Wirtschaft zusammen, um sich über die aktuellen Herausforderungen und Entwicklungen in der öffentlichen Beschaffung auszutauschen. In diesem Jahr standen insbesondere Themen wie nachhaltige Beschaffung, Prozessoptimierung, Digitalisierung und Nutzung von Künstlicher Intelligenz (KI) im Fokus.

Nachhaltigkeit

Angesichts der wachsenden Bedeutung von Nachhaltigkeit in der Wirtschaft wurden Strategien zur Implementierung nachhaltiger Beschaffungspraktiken vorgestellt. Es wurde diskutiert, wie es um die Nachhaltigkeit in der öffentlichen Beschaffung steht und welche Ansätze verfolgt werden, um den öffentlichen Einkauf nachhaltiger zu gestalten. Eine Studie der Universität des Bundeswehr München zeigte in diesem Zusammenhang, dass der Anteil öffentlicher Vergaben mit Nachhaltigkeitskriterien in deutschen Kommunen zwischen 2012 und 2023 um über 40 % zurückging und 2023 nur noch bei 13,7 % lag. Die Analyse zeigte ferner, dass 61 % der Vergaben ausschließlich rein preisorientiert erfolgten, was bedeutet, dass Nachhaltigkeitsaspekte häufig vernachlässigt werden.[1] Darüber hinaus wurde betont, dass die Integration von Nachhaltigkeitskriterien in die Zuschlagskriterien entscheidend ist, um die Ziele der nachhaltigen Beschaffung erreichen zu können. Zusammenfassend zeigte sich, dass die mangelhafte Umsetzung von Nachhaltigkeit in der öffentlichen Beschaffung nicht auf das Vergaberecht, sondern auf Defizite in der Vergabepraxis („Management & Steuerung“) zurückzuführen ist.

Künstliche Intelligenz im Vergaberecht

Ein weiteres Thema war der Einsatz von Künstlicher Intelligenz im Vergaberecht. Die Experten betonten, dass die KI in der Lage ist, den Beschaffungsprozess erheblich zu optimieren. Insbesondere kann sie dazu beitragen, Prozesse zu automatisieren und die Effizienz zu steigern. So könnten KI-Systeme beispielsweise bei der Analyse von Ausschreibungen, der Auswertung von Angeboten und der Markterkundung eingesetzt werden, indem sie große Datenmengen schnell und präzise analysieren. Gleichzeitig wurde jedoch betont, dass KI lediglich als unterstützendes Werkzeug betrachtet werden sollte, dass die menschliche Entscheidungskraft nur ergänzt, anstatt sie zu ersetzen. Die finale Entscheidungsfindung sollte weiterhin in menschlicher Hand liegen, um sicherzustellen, dass rechtliche Aspekte umfassend berücksichtigt werden.

Digitalisierung in Beschaffungsstrukturen- Eine Reifegradanalyse nach 20 Jahren „E-Vergabe“

Im Rahmen der Beschaffungskonferenz stellte sich auch die zentrale Frage:
Wo steht die öffentliche Beschaffung heute, insbesondere in Bezug auf die Digitalisierung?
Ein Vortrag beleuchtete den aktuellen Stand der Digitalisierung im öffentlichen Beschaffungswesen ausführlich.
Es wurde deutlich, dass ein Großteil der Behörden bereits digitale Ausschreibungen nutzen und auch bei der Angebotsöffnung sowie der Zuschlagserteilung auf elektronische Lösungen setzen. Trotz dieser positiven Entwicklungen zeigte sich jedoch, dass es weiterhin Schwachstellen gibt, insbesondere bei der Markterkundung und der Bedarfsermittlung.
Während digitale Tools in einigen Bereichen gut etabliert sind, sind sie in internen Verwaltungsprozessen noch nicht flächendecken integriert. Der Vortrag machte deutlich, dass in den letzten 20 Jahren zwar bereits große Fortschritte erzielt wurden, es aber weiterhin Optimierungspotenzial gibt – vor allem in den internen Abläufen.

Politik und Einkauf im strategischen Diskurs

Im Dialog „Politik und Einkauf im strategischen Diskurs“ wurden zentrale Reformbedarfe im Vergaberecht diskutiert, insbesondere im Hinblick auf die Vereinfachung und Digitalisierung von Prozessen. Die Teilnehmer betonten, dass das aktuelle Vergabeverfahren oft zu komplex und bürokratisch sei, was nicht nur zu Verzögerungen, sondern auch zu ineffizienten Ergebnissen führe.

Ein wichtiger Impuls aus der Diskussion war der Vorschlag, die Grenzen für die die Direktvergaben deutlich zu erhöhen. Dies würde es den öffentlichen Stellen ermöglichen, bestimmte Aufträge schneller und unkomplizierter zu vergeben, insbesondere in Bereichen, die dringlich oder weniger komplex sind.

Ein weiterer zentraler Punkt war die Forderung, mutiger zu agieren und innovative Ansätze auszuprobieren, um die Effizienz und Wirksamkeit der öffentlichen Beschaffung zu steigern. Der Slogan „Mutig sein- einfach mal machen“ unterstrich diesen Aufruf. 

Fazit

Als Teilnehmer an der 25. Beschaffungskonferenz konnten wir wertvolle Einblicke gewinnen. Die 25. Beschaffungskonferenz hat erneut gezeigt, wie wichtig der Austausch zwischen Wissenschaft, Wirtschaft und öffentlicher Verwaltung ist, um den Herausforderungen der modernen Beschaffung gerecht zu werden.

[1] https://www.vdz.org/sites/default/files/2024-09/I.II_.2_Vorstellung_Studie_Nachhaltige%20%C3%B6ffentliche%20Beschaffung_Beschaffungskonferenz.pdf

[2] https://www.vdz.org/vergabe-beschaffung-nachhaltigkeit/digitalisierung-beschaffungsstrukturen