Das IMTB-Wiki: ein neuer Meilenstein für unser Wissensmanagement

Kennen Sie das? Der demographische Wandel drückt. Es ist absehbar, dass erfahrene Kolleginnen und Kollegen sich „plötzlich und unerwartet“ in den wohlverdienten Ruhestand verabschieden und einen Großteil Ihres Wissens mitnehmen?

Oder kennen Sie vielleicht folgendes Szenario? Sie nutzen zwar ein Dokumentenmanagementsystem, um das Schriftgut Ihrer Organisation systematisch zu verwalten, aber das informelle Wissen in den Köpfen vieler Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, all die Tricks und Kniffe, die es ermöglichen, Prozesse erfolgreich zu gestalten, sind nicht für alle nutzbar.

Oder all Ihr Wissen ist zwar gut sortiert abgelegt, aber um zu einem bestimmten Stichwort Informationen zu erhalten, müssen Sie sich durch einen Berg von Dokumenten kämpfen? Okay, da wird zukünftig die KI helfen können, aber es gibt ja auch im Jahr 2024 nicht nur die KI, sondern auch Menschen, die anderen Menschen Ihr Wissen evtl. noch einmal auf eine andere Art und Weise zur Verfügung stellen können.

Als Beratungsunternehmen ist das Umwandeln von Information in Wissen Bestandteil unserer täglichen Arbeit bei der IMTB. Wir sammeln seit 18 Jahren unglaublich viele wertvolle Fachkenntnisse und Praxiserfahrungen. Das Wissen daraus zu bewahren und systematisch zu erschließen, ist für uns erfolgskritisch, denn dieses Wissen ist der Grund, warum unsere Kunden uns beauftragen. Wir tun viel dafür, dass unsere Kolleginnen und Kollegen gut informiert sind. Besonders bewährt haben sich das fachliche Onboarding, die jährlich zwei Fortbildungen, der Verzicht auf langfristige Einsätze bei nur wenigen Kunden, interne Vorträge, und der systematische Projektabschluss mit einer Aufarbeitung der „lessons learned“. Daher haben wir in einem internen Projekt unser eigenes IMTB-Wiki entwickelt und im November an den Start gebracht. Dieses leistet einen Beitrag dazu, das interne Wissensmanagement der IMTB weiter zu verbessern – das Thema, dem innerhalb der IMTB im Jahr 2025 besondere Bedeutung beigemessen werden wird.

Aber wie sieht so ein Wiki denn nun aus?

Bei unserem IMTB-Wiki ist es so: Die Startseite erinnert von ihrer spartanischen Aufmachung her bewusst ein wenig an Google, mit der Suche im Zentrum. Es genügt, das Stichwort einzugeben. Sogar eine kleine Einführung in die Bedienung des Wiki und Beispielseiten zur Unterstützung beim Befüllen kann man unter entsprechenden Stichworten finden. Damit wird es allen Kolleginnen und Kollegen leicht gemacht, einen Beitrag zum eigenen Fachgebiet zu veröffentlichen und zur Verfügung zu stellen.

Bei der Erstellung der Artikel sind unsere Kolleginnen und Kollegen inhaltlich weitgehend frei. Das ist natürlich ein erheblicher Vertrauensbeweis. Und daher ist es selbstverständlich auch Aufgabe der Autorinnen und Autoren, dass ihr Artikel nach der Erstellung von einer kompetenten Person qualitätsgesichert wird. Das ist bei der IMTB übrigens grundsätzlich Usus, egal ob bei Produkten für unsere Kunden oder bei internen Dokumenten.

Wichtig ist, wenn man als Organisation ein Wiki nutzt: Was an anderer Stelle bereits „hinreichend“ beschrieben ist, muss nicht noch einmal neu geschrieben werden. Der Anspruch für einen Artikel im Wiki ist es, den Kollegeninnen und Kollegen Kenntnisse zu vermitteln, die man sonst eben nicht im Internet oder anderen internen Ablagen findet. Das können gute Zusammenfassungen sein, spezielle Fachthemen, methodische Ansätze oder auch nur Erläuterungen, in welchen Dokumenten man weiterführende Informationen findet. Wichtig ist vor allem, dass die Wissensaufbereitung in die tägliche Arbeit integriert wird. Dazu braucht es Freude an der Wissensvermittlung, die Integration der Wissensaufbereitung in den Projektablauf und entsprechende Freiräume.

Ein Wiki ist und wird immer im Werden begriffen sein. Es lebt davon, dass viele kleine Wissenshäppchen aus dem Arbeitsalltag dort einfließen. Insofern ist es wichtig, dass sich alle ein Herz fassen und ihr Wissen teilen, um unseren Wissensschatz zu hegen und zu pflegen.

Danke an alle unsere Kolleginnen und Kollegen, die an der Entwicklung des IMTB-Wiki beteiligt waren. Gehen wir es an!