Aktualisierte Empfehlungen des Bundesarchivs zu PDF/A-Versionen
Das Bundesarchiv hat eine aktualisierte Version seiner Empfehlungen zur Anwendung von PDF/A-Versionen veröffentlicht. Diese sind insbesondere für Behörden, Scansoftware, E-Akte-Lösungen und Fachverfahren von hoher Relevanz, da sie direkte Auswirkungen auf die digitale Archivierung haben.
Was ist neu?
- Die grundsätzlichen Empfehlungen bleiben bestehen, jedoch wurde das Dokument stark erweitert und differenziert – insbesondere in Bezug auf Barrierefreiheit und die Eignung einzelner PDF/A-Versionen für eine dauerhafte Aufbewahrung.
- Die bevorzugte Version bleibt PDF/A-2, insbesondere in den Konformitätsstufen a (accessible) und u (unicode), da sie Informationsverluste minimieren und eine möglichst große Barrierefreiheit bieten.
- PDF/A-3 und PDF/A-4 sollten nur mit Vorsicht eingesetzt werden, insbesondere wenn eingebettete Dateien nicht PDF/A-konform oder langfristig speicherfähig sind.
Warum ist das wichtig?
Die Wahl der richtigen PDF/A-Version beeinflusst nicht nur die langfristige Lesbarkeit und Integrität von Dokumenten, sondern auch die rechtssichere Nachvollziehbarkeit des Verwaltungshandelns. Gerade im Umfeld der E-Akte und digitalen Schriftgutverwaltung sind standardkonforme Formate essenziell, um den Anforderungen der Langzeitspeicherung, Archivierung und Barrierefreiheit gerecht zu werden.
Wie wir Ihnen weiterhelfen können.
Wir unterstützen Behörden und Unternehmen dabei, die richtigen Standards für die digitale Aktenführung zu wählen. Wir beraten zu Scansoftware, E-Akte-Integration, Langzeitspeicherung und Archivierung
– damit Ihre Dokumente auch in Zukunft lesbar, rechtskonform und barrierefrei bleiben.
Haben Sie Fragen zur Umsetzung der neuen Empfehlungen? Lassen Sie uns darüber sprechen!
Lesen Sie hier die Empfehlungen des Bundesarchivs in Gänze:
