Bundesverwaltung goes E-Scannen!
E-Scannen?
Anders, als man auf den ersten Blick glauben könnte, hat das „E“ nichts mit „elektronisch“ zu tun. Gemeint ist vielmehr: „ersetzend“. Das ersetzende Scannen sieht vor, dass Dokumente so gescannt und weiterverarbeitet werden, dass sie das Original im Nachhinein vollständig ersetzen können. Der Beweiswert bleibt auch digital erhalten, wodurch das Papieroriginal vernichtet werden kann. Das ist dank der Technischen Richtlinie 03138 (TR RESISCAN) des BSI möglich, die aufzeigt, welche Vorgaben zu erfüllen sind, damit Original und Digitalisat gleichwertig behandelt werden können.
Der Vorteil des ersetzenden Scannens?
Man spart viel Archiv- und Lagerraum, weil Papier nicht in Akten und Kisten aufbewahrt werden muss. Die tägliche Eingangspost wird platzsparend in einem digitalen Vorgangsbearbeitungssystem (E-Akte Bund) gespeichert und von dort aus kann mit den Digitalisaten direkt medienbruchfrei gearbeitet werden.
Bedenkt man die Größe vieler Bundesbehörden, liegt schnell auf der Hand, warum die Verwaltung stark vom E-Scannen profitieren kann. Gemeinsam mit dem BMI arbeiten wir als IMTB daran, eine einheitliche Scanlösung für das ersetzende Scannen aufzustellen, um die Bundesverwaltung zukunftssicher und effizienter zu machen. Das Besondere daran: Wir blicken in diesem Projekt nicht nur auf eine Behörde, sondern erarbeiten im Zuge der Dienstekonsolidierung eine Lösung für die gesamte unmittelbare Bundesverwaltung. Die Dienstekonsolidierung zielt darauf ab, die digitale Transformation der Bundesbehörden voranzutreiben und die dabei entstehenden IT-Maßnahmen zusammenzuführen, um Redundanzen zu vermeiden.
Nach einer intensiven Vergabephase steht zudem nun fest, dass uns DXC Technology als Softwaredienstleister bei diesem Vorhaben zur Seite stehen wird. Mit einem Team aus BMI, IMTB, ITZBund, BVA und DXC werden wir nun daran arbeiten, den Scan-Dienst zentral im ITZBund aufzubauen. Geplant ist, dass dieser bis zum Jahr 2025 in den Behörden in Betrieb geht und dort ein digitaleres Arbeiten ermöglicht.
