Innovatives Referenzmanagement bei der IMTB

In der Beratungsbranche sind Projektreferenzen das zentrale Element, um die eigene Expertise und Eignung für ausgeschriebene Projekte gegenüber öffentlichen Auftraggebern nachzuweisen. Doch gerade bei zeitkritischen Ausschreibungen stellt die schnelle Erstellung passender Referenzen viele Unternehmen vor große Herausforderungen. Die IMTB hat diese Herausforderung bereits 2020 gelöst – mit einem eigenentwickelten Referenzmanagementsystem, das in seiner Funktionalität die Lösungsansätze größerer Beratungshäuser übertrifft. Nun wurde die bewährte Lösung durch eine innovative Weiterentwicklung weiter optimiert.

Entwicklungshistorie 

Das Referenzmanagementsystem wurde im Jahr 2020 als Webanwendung mit Open Source Frameworks umgesetzt und wird seitdem fortlaufend weiterentwickelt. Es enthält Eingabe- und Auswahlfelder, die entweder als Pflichtfelder oder als optionale Felder definiert sein können und unabhängig davon mit Hinweistexten ausgestattet werden können.Ausgewählte Felder werden validiert, um die Korrektheit der Daten sicherzustellen. Im Ergebnis wird die Erfassung von Referenzen erheblich erleichtert. Referenzen konnten anschließend mit nur einem Klick als Word-Dokument exportiert werden.

Ein Grundstein für die effiziente Referenzerstellung wurde mit Auswahlfeldern gelegt, bei denen per Dropdown vordefinierten Standardangaben ausgewählt werden konnten. Dies war besonders bei der Auswahl von Aufgaben wichtig, da die IMTB in ihren Projekten ein großes Aufgabenportfolio erbringt. Bei der Aufgabenauswahl konnten Unterstützungsleistungen ausgewiesen werden. Unterstützungsleistungen werden nicht eigenständig durch die IMTB, sondern in Zusammenarbeit mit Kunden und/oder Partnerunternehmen erbracht. Diese Information ist wichtig, damit potenzielle Auftraggebende ein akkurates und ehrliches Bild von den durch die IMTB erbrachten Leistungen und der damit verbunden Leistungsfähigkeit erhalten.

Die bisherige Aufgabenauswahl kam jedoch an ihre Grenzen, insbesondere da die Aufgaben einzeln aus einer Liste mit über 250 Einträgen ausgewählt werden mussten. Hierbei wurden die Aufgabenkategorien per Verkettung mit ausgegeben, bspw.: „Informationssicherheitsmanagement / Durchführung einer Schutzbedarfsanalyse“. Sowohl die Anzahl an Einträgen als auch die Länge der Einträge führten zu einem hohen Erfassungsaufwand und dem Risiko, dass erbrachte Leistungen übersehen und somit nicht erfasst wurden.

Neue Aufgabenauswahl 

Ab August 2024 wurde mit der Implementierung einer eigenentwickelten Checkbox-Auswahl begonnen. Hierfür wurde ein hybrider Projektmanagementansatz gewählt. Es wurden drei sequenzielle Phasen definiert, die auf agile Weise umgesetzt wurden.

Zunächst wurde ein Auswahlfeld mit niedriger Komplexität als Proof of Concept umgesetzt. Anschließend wurden zwei Auswahlfelder mit mittlerer Komplexität und abschließend die Aufgabenauswahl mit sehr hoher Komplexität entwickelt. Die Komplexität ergab sich primär aus der Anzahl der Einträge und dem Datenmodell. Das Aufgabendatenmodell war komplex, da Aufgaben einer Rubrik zugeordnet sind, das Attribut „Unterstützung bei der“ aufweisen können und im Projekt erfasste Aufgaben zur individuellen Erfassung an Mitarbeitende durchgereicht werden, wobei wiederum Unterstützungsleistungen angegeben werden können.

Die neue Aufgabenauswahl wurde Ende Februar 2025 in den Produktivbetrieb überführt. Sie setzt neue Maßstäbe in der Effizienz und Übersichtlichkeit. Aufgaben sind nun nach Kategorien (bspw. Projektmanagement) gegliedert, wobei die Kategorie als Überschrift dient, sodass jede Kategorie nur einmal ausgegeben werden muss. Die Kategorien lassen sich inkl. enthaltender Aufgaben mit nur einem Klick ein- oder ausklappen, was eine intuitive Navigation durch den umfangreichen Aufgabenkatalog ermöglicht.

Es gibt eine globale Suche, die in Echtzeit alle Rubriken durchsucht, wobei sowohl nicht-relevante Einträge als auch komplette Rubriken ohne Treffer automatisch ausgeblendet werden. Längere Aufgabentexte werden zugunsten einer einheitlichen und übersichtlichen Darstellung automatisch gekürzt. Hierbei gehen keine Informationen verloren, da der komplette Aufgabentext umgehend als Tooltip erscheint, wenn man mit dem Cursor über die Aufgabe fährt. Abgerundet wird die Aufgabenauswahl durch responsives Design sowie die Möglichkeit die Größe der Erfassungsmaske individuell zu verändern.

Herzstück ist die technisch anspruchsvolle Integration von Multi-State-Checkboxen, die den „indeterminate“-Status von HTML-Checkboxen innovativ nutzen: Was bisher als separates Attribut für Unterstützungsleistungen geführt wurde, ist nun elegant als dritter Checkbox-Zustand neben den klassischen Zuständen (ausgewählt/nicht ausgewählt) implementiert.

Mehrwerte  

Von der neuen Checkbox-Lösung profitieren sowohl die IMTB mit ihren Mitarbeitenden als auch ihre Kunden.

Bei der Referenzerstellung sinkt der Aufwand für Aufgabenerfassung um ca. 70 %. Dies ergibt sich durch die Vermeidung zahlreicher Klick- und Scrollvorgänge sowie reduzierter Lesezeiten.  Die Anzahl an Bildschirmseiten, die zur Darstellung erfasster Aufgaben benötigt werden, reduziert sich um bis zu 94 %. Die kompakte und übersichtliche Darstellung trägt zudem dazu bei, dass keine erbrachten Aufgaben bei der Erfassung übersehen werden.

Das Referenzmanagement ermöglicht es der IMTB, für Kunden das bestmögliche Beratungsteam zu identifizieren und anzubieten. Die standardisierte Erfassung garantiert eine gleichbleibend hohe Qualität der Referenzen. Die übersichtliche Darstellung von Aufgabenrubrik und Aufgabe im Export sowie die differenzierte Darstellung von Haupt- und Unterstützungsleistungen tragen zu aussagekräftigen, übersichtlichen und glaubwürdigen Referenzen bei. Im Ergebnis wird so Auftraggebern die Entscheidungsfindung bei der Auftragsvergabe erleichtert.

Weitere Anwendungsmöglichkeiten

Die neu entwickelte Technologie ermöglich weitere Optimierungen. Aktuell werden Projektmitarbeitende mit zwei Dropdown-Listen einer Referenz zugewiesen. Mit der ersten Liste wird ein Mitarbeiter bzw. eine Mitarbeiterin ausgewählt. Mit der zweiten Liste wird die Projektrolle des Mitarbeiters bzw. der Mitarbeiterin ausgewählt. Eine intermediate Checkbox würde beide Logiken mit einer Auswahl ermöglichen, wobei sich die Zahl der Klicks halbieren würde und eine bessere Übersichtlichkeit realisieren lassen würde.

Erfolgsfaktoren

Die von der IMTB für interne Projekte gewährten Freiräume waren ein entscheidender Schlüsselfaktor, der diese innovative Lösung ermöglicht hat. Ebenso wichtig war der Einsatz von KI, die sowohl bei der Programmierung von Prototypen als auch beim Troubleshooting wertvolle Unterstützung boten und die Umsetzungsdauer erheblich reduzierten.

Herzlichen Dank an die IMTB-Kolleginnen und -Kollegen, die diese Lösung für uns entwickelt und nunmehr auch weiterentwickelt haben. Ein ganz besonderer Dank gilt Robin Röscheisen als Product Owner und Daniel Müller für die Unterstützung auf technischer Seite.