WiBe im öffentlichen Sektor
IMTB@work oder: „Was wir eigentlich den ganzen Tag so machen“
Die IMTB hat ihren Schwerpunkt im Bereich der Organisations- und IT-Beratung der Öffentlichen Verwaltung. Dort fühlen wir uns wohl, dort kennen wir uns aus. Doch was hat es damit konkret auf sich? Welchen Aufgaben begegnen wir IMTB-Beraterinnen und -Berater in unserem Arbeitsalltag? Und wie gehen wir diese Herausforderungen an? Solche oder ähnliche Fragen kommen vor allem in Bewerbungsgesprächen immer wieder auf. Im Rahmen unserer neuen Serie „IMTB@work“ wollen wir deshalb einen Einblick in typische Projekte und Aufgabenstellungen geben, die wir gemeinsam mit unseren Kunden bearbeiten. Los geht es heute mit der Durchführung von Wirtschaftlichkeitsbetrachtungen im öffentlichen Sektor. Viel Spaß!
Wirtschaftlichkeitsbetrachtungen im öffentlichen Sektor
Die öffentliche Verwaltung ist dazu verpflichtet, für finanzwirksame Maßnahmen angemessene Wirtschaftlichkeitsbetrachtungen (WiBe) durchzuführen. Solche finanzwirksamen Maßnahmen begegnen uns regelmäßig, sei es im Zuge der Einführung einer elektronischen Akte oder bei der Ablösung eines IT-Fachverfahrens. Im ersten Schritt überlegen wir demnach gemeinsam mit dem Kunden, welche Varianten im Rahmen der Betrachtung zu untersuchen sind. Meistens vergleichen wir zwei Varianten, nämlich den Weiterbetrieb des aktuellen IT-Systems gegen die Beschaffung eines neuen IT-Systems.
Im Anschluss sammeln wir Zahlen, Daten und Informationen zu den definierten Varianten. Dabei orientieren wir uns am Fachkonzept WiBe 5.0, herausgegeben von der Beauftragten der Bundesregierung für Informationstechnik. Das Konzept gibt in vier abschließenden Katalogen vor, welche quantitativen und qualitativen Kriterien für eine vollständige WiBe 5.0 zu erheben sind. Dies können – quantitativ betrachtet – beispielsweise Lizenzkosten, Pflege- und Wartungskosten oder Schulungskosten sein. In qualitativer Hinsicht wird zum Beispiel die Bedeutung der Maßnahme für die IT-Strategie einer Behörde oder der wirtschaftliche Nutzen für verwaltungsexterne Stellen wie Bürgerinnen und Bürger oder Unternehmen bewertet.
Die Informationserhebung ist sicherlich der aufwändigste Teil eines WiBe-Projekts. Wir führen Interviews oder Workshops mit den Fachabteilungen durch, sichten bereits vorhandene Konzepte auf verwertbares Zahlenmaterial, greifen auf vergleichbare Projekterfahrungen zurück oder stellen mit der Kundenseite qualifizierte Schätzungen an. Besonders spannend im Rahmen von Wirtschaftlichkeitsbetrachtung sind zudem Markterkundungen. Hierbei präsentieren potenzielle Anbieter ihr System und beantworten vorab übermittelte Fragen, beispielsweise zur Systemarchitektur, zum Lizenzmodell oder zur Vorgehensweise im Rahmen der Systemeinführung. Die Lernkurve hierbei: Unbezahlbar.
Nach dem Zusammentragen aller notwendigen Zahlen und Informationen beginnt die Ausarbeitung der Ergebnisdokumente. Diese Phase eignet sich perfekt für konzentrierte Tage im Home-Office und stellt damit einen Kontrast zur kontaktintensiven Phase der Informationsbeschaffung dar. Eine akkurate Arbeitsweise ist bei der Erarbeitung der Umsetzungsempfehlung zwingend notwendig, schließlich hängt davon häufig die Entscheidung ab, ob und in welchem Umfang Steuermittel zur Beschaffung oder Weiterentwicklung eines IT-Systems eingesetzt werden.
Im Zuge von WiBe-Projekten stehen wir mit dem Kunden teilweise über viele Jahre in Kontakt, da die Untersuchungsergebnisse in regelmäßigen Abständen aktualisiert werden. Erkenntnisreich sind insbesondere solche Überarbeitungen, in denen ursprüngliche Plankosten durch tatsächliche Ist-Kosten ersetzt werden. Die Betrachtung gewinnt dadurch von Mal zu Mal an Genauigkeit und ermöglicht der Verwaltung eine fortlaufende Erfolgskontrolle.
Das war der kurze Einblick zu Wirtschaftlichkeitsbetrachtungen im öffentlichen Sektor und gleichzeitig der Auftakt unserer vierteiligen Serie. Demnächst geht es an dieser Stelle weiter mit einem Beitrag zur Digitalisierung des Posteingangs in Verwaltungsbehörden.
